TUGAS 1

ALASAN PENGGUNAAN STAF

            Staf disusun dengan tujuan membantu pimpinan melaksanakan tugas pokoknya. Staf digunakan oleh pimpinan dengan pertimbangan-pertimbangan yang berhubungan dengan hal hal sebagai berikut :
1)      Tugas pokok pimpinan yang harus segera diselesaikan.
2)      Kegiatan-kegiatan yang ahrus dilakukan untuk menyelesaikan tugas pokok pimpinan.
3)      Titik berat dan perhatian diletakkan pada bidang-bidang usaha yang luas.
4)      Hukum dan peraturan-peraturan.
5)      Kebutuhan-kebutuhan khusus dan keinginan pribadi dan pimpinan.
           Tugas pokok yang harus diselesaikan dan kegiatan-kegiatan yang diperlukan guna mencapai tujuan pokok merupakan pertimbangan utama dalam mempergunakan dan menyusun staf. Bidang usaha itu dapat dibagi dalam beberapa bidang seperti penjualan, keuangan, personalia, marketing, manufacturing, dan lain sebagainya.Perkembangan organisasi, yang mengakibatkan kegiatan menjadi semakin kompleks, adalah salah satu dasar pertimbangan penggunaan staf.

KUALIFIKASI STAF

         Mengingat staf merupakan pembantu pimpinan maka staf sebaiknya memenuhi berbagai persyaratan tertentu sesuai dengan fungsinya. Meskipun pada dasarnya fungsi staf adalah sebagai pembantu pimpinan. Tetapi bantuan yang dibutuhkan dari setiap staf tidaklah sama. Hal ini tergantung dari jenis staf yang dipergunakan oleh pimpinan.

            Seperti telah diutarakan di depan, staf menurut fungsinya dibedakan menjadi dua macam, yaitu staf pelayanan (service staff) dan staf penasihat (advisory staff). Mengingat fungsi masing masing staff itu berbeda, maka persyaratan yang dibutuhkan juga berbeda. Persyaratan bagi staf pelayanan tidak sama dengan persyaratan bagi staf penasihat.

            Klasifikasi bagi staf pelayanan (service staff), antara lain:

1)      Mampu mengadakan hubungan, baik hubungan dengan para anggota staf, dengan para pejabat lini, maupun dengan pimpinan organisasi.

2)      Mempunyai keterampilan sesuai dengan bidang tugasnya.

3)     Tidak menunjukkan sikap seakan-akan ia yang dilayani.

4)    Mengetahui dan memahami jiwa dan watak pimpinan, demikian pula jiwa dan watak pejabat lini.

5)     Mampu menyesuaikan diri.

6)  Menguasai peraturan perundangan yang berlaku yang berhubungan dengan bidang tugasnya.

7)     Cekatan, dalam arti cepat dan tepat dalam menjalankan tugas.

8)   Mempunyai latar belakang pendidikan, pengetahuan, dan pengalaman sesuai dengan bidang tugasnya.

9)      Mampu melakukan pekerjaan yang terinci dalam tugasnya.

10)   Mampu berinisiatif.

            

Klasifikasi bagi staf penasihat (advisory staff), antara lain:1    Cakap, mempunyai pengalaman dan keahlian berdasarkan latar belakang pendidikan keilmuan.
2)    Mempunyai pandangan yang luas.
3)    Benar-benar memahami apa yang dikehendaki pimpinan.
4)    Benar-benar memahami apa yang menjadi kebijaksanaan (policy) pimpinan.
5)    Mampu merumuskan berbagai alternatif yang akan dijadikan kepada pimpinan, sebagai bahan pertimbangan dalam penetapan suatu kebijaksanaan atau pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Setiap alternative hendaknya diberi penjelasan tentang keuntungan dan kelemahan masing-masing.
6)  Mampu mengikuti setiap perkembangan dan cepat tanggap setiap kali menghadapi perubahan dan perkembangan situasi.
7)  Mampu mengumpulkan data yang berguna bagi organisasi dan mengolahnya menjadi bahan informasi yang lebih berguna, baik bagi keperluan staf sendiri maupun bagi pimpinan.
8)   Obyekif dalam menanggapi suatu masalah sehingga setiap pertimbangan yang diberikan kepada pimpinan bersifat rasional.
9)  Menguasai peraturan perundangan yang berlaku yang erat kaitannya dengan bidang tugasnya.
10) Mempunyai kemampuan untuk mengadakan hubungan dengan semua pihak, baik hubungan dalam staf itu sendiri, hubungan dengan pimpinan maupun berhubungan dengan para pejabat lini.
11)  Berani bertanggung jawab atas saran dan pendapat yang diajukan kepada pimpinan. Oleh karena itu saran atau pendapat yang diajukan kepada pimpinan hendaknya dikemukakan secara obyektif, jujur dan beralasan.
12)  Mampu berinisiatif untuk mengumpulkan data-data sebagai bahan analisis untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

KOMUNIKASI STAF

            Komunikasi staf ialah komunikasi yang dilakukan oleh staf (aparat atau unit staf) dengan berbagai pihak. Komunikasi staf dibedakan menjadi 3 macam, yaitu (1) komunikasi yang berlangsung dalam unit staf itu sendiri, (2) komunikasi antara staf dengan lini, dan (3) komunikasi staf dengan pimpinan.

KOMUNIKASI DALAM UNIT STAF

          Komunikasi dalam unit staf adalah komunikasi yang berlangsung antar anggota staf, dan anggota staf dengan pimpinan staf. Komunikasi ini dapat berlangsung secara individu (antar-individu), secara kelompok, secara formal maupun secara informal. Hubungan staf yang sehat selalu ditentukan dari kemampuan dan pengetahuan praktis tentang fungsi dan tata cara yang pada umumnya berlaku di bagian staf.

          Agar hubungan antar staf dapat berlangsung harmonis, ada beberapa prinsip yang perlu dipegang oleh masing-masing staf. Prinsip-prinsip yang berlaku dalam human relations kiranya dapat berlaku pula di dalam komunikasi staf. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut (Siagian: 1970, 63);1)    Harus ada sinkronisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan-tujuan individu di dalam organisasi tersebut.

2)    Suasana kerja yang menyenangkan, yang meliputi; (1) pekerjaan yang menarik, penuh tantangan dan tidak rutin, (2) hubungan kerja yang intim, (3) lingkungan kerja yang menimbulkan kegairahan keja, dan (4) perlakuan yang adil.

3)    Informalitas yang wajar dalam hubungan kerja.

4)    Manusia bawahan bukan mesin.

5)    Adanya pengembangan kemampuan bawahan sampai tingkat yang maksimal.

6)    Pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan.

7)    Pengakuan dan penghargaan bila tugas dilaksanakan dengan baik.

8)    Alat perlengkapan yang cukup.

9)    The right man in the right place.10)  Imbalan harus sesuai dengan jasa yang diberikan.

KOMUNIKASI ANTARA STAF DENGAN ORGANISASI

            Komunikasi ini dipengaruhi oleh pertimbangan-pertimbangan yang bersifat organisatoris maupun yang bersifat pribadi. Pertimbangan yang bersifat organisatoris ialah pertimbangan-pertimbangan yang didasarkan atas kepentingan organisasi atau kepentingan kedinasan. Sifat hubungan ini lebih formal. Komunikasi formal melalui saluran komunikasi formal dengan melalui saluran hirarki, atau melalui saluran-saluran yang sudah ditetapkan. Hubungan ini dapat secara lisan atau tertulis, langsung maupun tidak langsung.

KOMUNIKASI ANTARA STAF DENGAN LINI

            Komunikasi ini adalah komunikasi antara para anggota staf (unit staf) dengan para pejabat lini (unit lini), atau sebaliknya. Komunikasi antar  staf dengan lini dapat dilakukan secara lisan atau tertulis. Secara lisan, misalnya melalui rapat, telepon, interkom/interpon. Secara tertulis, misalnya melalui surat, nota dalam.memo. semua bentuk komunikasi tersebut bersifat pemberian bimbingan atau nasihat, atau bersifat pemberian pelayanan.
            Hubungan antaraa staf dengan lini yang tidak melalui saluran hirarki dinamakan hubungan langsung (direct communication); sedamg komunikasi antara staf dengan lini yang harus melalui saluran hirarki dinamakan hubungan tidak langsung (indirect communication).Hubungan langsung dan hubungan tidak langsung antara staf dengan lini dapat dijelaskan melalui gambar 7.2.

Gambar 7.2. model komunikasi antar staf dengan lini.

Keterangan :L1 dan L2      : Lini 1 dan Lini 2S1 dan S2      : Staf 1 dan Staf 2T                   : Top ManagerKomunikasi tidak langsung : Apabila S1 akan mengadakan hubungan dengan L1 harus melalui T (Top Manager). Apabila S2 akan mengadakan hubungan dengan L2 harus melalui L1.
Komunikasi langsung : Apabila S1 akan mengadakan hubungan dengan L1 dapat langsung, tidak perlu melalui T (Top Manager). Demikian pula apabila S2 akan mengadakan hubungan dengan L2 dapat secara langsung, tidak perlu melalui L1.

Gambar 7.3. Bagan struktur organisasi dengan beberapa unit staf

Dengan demikian komunikasi staf terdiri dari 5 (lima) dimensi, yaitu :1)      Komunikasi yang berlangsung dalam unit staf itu sendiri (internal communication).2)      Komunikasi antara staf dengan pimpinan organisasi (vertical communication).3)      Komunikasi antara staf dengan lini (line and staff communication).4)      Komunikasi antar staf, di mana masing-masing staf berada di bawah pimpinan organisasi atau di bawah seorang pimpinan lini (horizontal staff communication).5)      Komunikasi antar staf di mana masing-masing unit staf berada di bawag pimpinan lini yang berbeda tingkat kedudukannya (diagonal staff communication).

 

Gambar 7.4. Dimensi Hubungan Staf

Keterangan :

SIFAT DAN PERAN SEORANG SPESIALIS

            Telah dikatakan bahwa staf terdiri dari stafer dengan berbagai keahlian dan spealisasi. Pada umumnya spesialis tersebut mempunyai kelebihan dalam bidang-bidang tertentu yang tidak dimiliki oleh orang lain. Sifat dari seorang spesialis antara lain adalah sebagai berikut :1)      Memiliki pengetahuan teknik yang khusus (technical knowledge) yang tidak dimiliki oleh orang lain.

2)      Dalam menjalankan fungsinya lebih banyak dilakukan dengan mengadakan penelitian dan pemberian saran (advance).3)      Mempunyai pendidikan formal yang lebih tinggi daripada orang lain yang berada dalam tingkatan organisasi yang sama.
4)      Mempunyai banyak pengalaman dalam bidang kegiatan lain, khususnya dalam bidang tertentu sesuai dengan keahlian dan bidangnya.
5)      Nasihat dalam banyak hal menjadi pendorong yang baik dan kuat bagi pimpinan organisasi dalam rangka pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Hal ini disebabkan karena seorang spesialis mempunyai technical knowledge yang tinggi.
6)      Seorang spesialis seringkali diperbantukan pada pejabat pelaksana (operasional) atau menjadi anggota staf dari pimpinan.
7)      Mampu mengajukan saran dan pendapat kepada pimpinan dengan disertai pertimbangan yang matang.
8)      Memiliki kepribadian yang memungkinkan untuk berhubungan dengan orang lain secara pribadi tanpa meninggalkan suasana kedinasan.
9)      Memiliki kematangan hidup sehingga ia mempunyai pegangan dan keyakinan dalam melaksanakan tugasnya.
            Sifat-sifat seperti tersebut diatas adalah sifat-sifat seorang spesialis dalam dinas atau sifat-sifat yang berhubungan dengan kedinasan. Disamping itu masih terdapat sifat-sifat lainnya, yaitu sifat-sifat yang berhubungan dengan kepentingan spesialis itu sendiri, yaitu L1)      Dalam dunia usaha, tujuan pokok seorang spesialis bekerja pada perusahaan adalah untuk mencari pengalaman dalam menjalankan/mengadakan eksperimen, dan menggunakan fasilitas yang tidak tersedia di tempat atau organisasi yang lain. Apabila maksud dan tujuannya sudah terpenuhi maka ia akan mengundurkan diri, mencari pengalaman di tempat lain untuk mendapatkan income yang lebih tinggi atau yang lebih sesuai dengan kelebihannya.
2)      Hubungannya dengan perusahaan seringkali tidak dipandang sebagai pengabdian, tetapi hanya sebagai tempat kerja sementara. Untuk mendapatkan pengalaman serta mempergunakan kesempatan sebaik-baiknya untuk menjalankan percobaan-percobaan serta menggunakan fasilitas yang tersedia.
      Karena seorang spesialis ialah seorang yang memiliki technical knowledge yang khusus, yang tidak dimiliki orang lain, maka seorang spesialis mempunyai peran penting bagi pimpinan dalam menjalankan fungsi managerialnya.  

Next Page : http://mrafi.net/artikel/kategori/3